definiția secretarului

Persoană dedicată îndeplinirii sarcinilor administrative într-un birou și asistării șefului său

Un secretar , cunoscut și în unele părți ale lumii ca asistent administrativ , este persoana care se ocupă de desfășurarea activităților elementare de birou , fie într-o companie privată, fie într-o agenție de stat, pe lângă faptul că este colaboratorul apropiat al managerului. sau executiv care participă , adică secretarul președintelui unei companii este, într-un fel, managerul timpului său, astfel încât să nu se îngrijoreze mai mult în ceea ce privește luarea deciziilor companiei pentru a obține o mai bună clienții, restul se va ocupa de secretar. De exemplu și printre altele din agenda dvs., pentru a vă răspunde la apeluri și la tot ce aveți nevoie.

Deci, dacă doriți să aveți o gestionare eficientă a afacerii, va fi esențial să aveți o persoană eficientă care să îndeplinească această funcție, deoarece majoritatea procedurilor / activităților unei organizații vor trece prin ele.

Funcții principale

Funcțiile sau activitățile lor principale sunt legate de ceea ce este cunoscut sub numele de muncă de birou, administrativă, cum ar fi procesarea intrării și ieșirii corespondenței, primirea documentației, atenția la apelurile telefonice, atenția la vizite și furnizori, depunerea documentelor, efectuarea calculelor, raportarea către superiorul dvs. a tot ceea ce este inerent în zona dvs., ținerea la curent cu procesarea fișiere, gestionarea agendei, atât întâlniri, cât și contacte, și întreținerea acesteia într-un mod organizat și actualizat, gestionarea tuturor acelor instrumente ale unui birou, precum fotocopiator, imprimantă, fax, computer, printre altele, managementul limbii, de preferință engleza , dar, desigur, cu cât te descurci mai mult, cu atât mai bine,deoarece condițiile și aspirațiile lor pot fi mult mai ridicate în cadrul organizației în care activează și posedă cunoștințe despre protocolul instituțional și de afaceri.

Secretar privat. O relație de încredere strânsă cu șeful

Secretarii pot lucra în diverse domenii și contexte, în timp ce una dintre cele mai paradigmatice variante ale funcției este, fără îndoială, așa-numitul secretar privat, care, așa cum anticipează deja numele său, este cel ale cărui funcții sunt de a se ocupa de toate problemele inerente șef, cei personali și, de asemenea, cei de muncă. În general, șefii și secretarii stabilesc o legătură strânsă și strânsă ca o consecință a cantității de secrete și puncte slabe pe care secretarii le cunosc. Acesta este chiar motivul pentru care figura secretarei și relația ei cu șeful ei au făcut obiectul a nenumărate reprezentări în diferite povești fictive.

Unul dintre cele mai amintite este, fără îndoială, secretar executiv, un film produs la Hollywood în 1988 și cu Harrison Ford, Melanie Griffith și Sigourney Weaver în rolurile principale. Personajul lui Griffith este secretarul lui Weaver, un executiv destul de nepoliticos și malefic. Personajul lui Griffith își demonstrează capacitatea în această poziție și descoperă că șeful său rămâne cu o idee de a începe o afacere. În cele din urmă o demască și ajunge să câștige teren nu doar în ea, ci și să se îndrăgostească de milionarul de afaceri jucat de Ford.

Pregătirea

Deși nu necesită ani lungi de studiu, cum ar fi cariere universitare, secretarul este o profesie care poate fi, de asemenea, studiată și care, desigur, include toate acele activități care vor fi solicitate oricui îndeplinește funcția.

În general, celor care aspiră la această funcție li se oferă un scurt test în acele întrebări specifice care sunt căutate, de exemplu, că se ocupă de acest program sau altul de calculator sau că vorbesc și scriu într-o engleză perfectă.

O poziție în care predomină sexul feminin

Deși funcția este ocupată în cea mai mare parte de femei, trebuie să spunem că există bărbați care dețin această funcție. Contrar a ceea ce se întâmplă cu alte funcții sau profesii, secretarul este o funcție care a fost rezervată istoric pentru performanța femeilor.

Dependența statului care administrează o zonă

Pe de altă parte, conceptul este utilizat în multe părți vorbitoare de limbă spaniolă pentru a desemna acel departament al statului care se ocupă de gestionarea unei anumite zone, de exemplu secretariatul educației, secretariatul securității, printre altele.

Secretariatul este condus de un funcționar public numit secretar, care va fi cea mai înaltă autoritate din cadrul secretariatului și care trebuie să răspundă politicilor subliniate de guvernul care la numit.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found