definirea comenzii de cumpărare
Ordinul de cumpărare este un termen propriu contabilității și gestionării zilnice a activității comerciale. O comandă de cumpărare este o cerere scrisă către un furnizor cu intenția de a cumpăra anumite articole și la un preț deja convenit între cumpărător și vânzător.
Ce informații include?
Cererea de cumpărare indică condițiile de plată și livrare, deci este o autorizație către furnizor pentru a livra articolele și pentru ca furnizorul să prezinte o factură corespunzătoare. Trebuie avut în vedere faptul că toate articolele achiziționate de o companie trebuie să fie însoțite de ordine de cumpărare, care sunt numerotate în serie pentru a oferi control asupra utilizării lor.
Comenzile de cumpărare sunt emise în mod normal în original și copie, originalul fiind trimis furnizorului iar copiile sunt destinate înregistrării departamentului de contabilitate în contul de plătit (poate exista și un al treilea exemplar pentru departamentul de achiziții al companiei).
Următoarele secțiuni sunt incluse într-o comandă de achiziție:
- Numărul comenzii de cumpărare.
- Numele și adresa furnizorului.
- Data plasării comenzii și data de livrare necesară.
- Condițiile de livrare și plată.
- Cantitatea articolelor comandate și descrierea acestora cu numărul lor de cod.
- În ceea ce privește prețul, sunt indicate prețul fiecărei unități și prețul total de achiziție, precum și costul de transport, dacă este cazul.
- În cele din urmă, ordinul de cumpărare trebuie să specifice semnătura autorizată a persoanei responsabile.
Scopul comenzii de cumpărare
Informațiile detaliate de mai sus sunt menite să păstreze un control precis asupra articolelor cumpărate, întrucât în acest mod o companie poate ține o evidență contabilă a operațiunilor sale de cumpărare.
Pe de altă parte, nu trebuie să uităm că atunci când un client emite o comandă de cumpărare, confirmă și formalizează încrederea pe care o are într-un furnizor.
Comanda de cumpărare emisă de client este încă un pas în procesul de vânzare, deoarece vânzarea nu a fost încă produsă definitiv. În acest sens, comanda de cumpărare implică faptul că procedurile companiei trebuie să fie bine definite și organizate. Înainte de a emite o comandă de cumpărare, clientul trebuie să știe exact care este procesul de înregistrare a acestuia în compania sa, iar vânzătorul trebuie să se asigure și de informațiile din document.
Foto: iStock - BernardaSv
