definirea documentului

Un document este dovada materială sau mărturia unui fapt sau fapt pe care o persoană fizică sau juridică, o instituție, o asociație etc., care poate fi de natură publică sau privată, îl efectuează ca urmare a exercitării activităților lor și funcții și care pot fi capturate într-o unitate de informații care observă orice suport, hârtie, bandă, disc magnetic, film și fotografie, pentru a-l păstra în timp, în cazul în care este necesar să-l prezinte ca dovadă, suvenir sau moștenire cuiva.

În cazul organizațiilor și instituțiilor care desfășoară un timp de lucru vast și extins, documentele vor fi necesare în fiecare zi și pentru aproape toți membrii aceluiași, pentru care va cere o lucrare de tip serial și va fi numită documentară serii, inclusiv: corespondență, cărți de minute, cărți de contabilitate, printre altele.

Un document este compus în principal din informații scrise care ar fi putut fi scrise de mână, adică scrise de mână sau printr-un proces mecanic, cum ar fi mașina de scris care a fost folosită masiv în trecut sau de către computer, care este acel mijloc mecanic care predomină astăzi .

În acest ultim caz pe care îl comentam, cel al documentelor care sunt create prin intermediul unui computer, acestea sunt denumite în mod convențional fișiere și odată ce au fost create de partea interesată, datorită utilizării unui program de editare a documentelor, așa cum se poate face în în cazul Word, li se va da un nume și un format, apoi salvați în unitatea de stocare la alegere și lăsați astfel căutarea mai bine organizată în cazul în care este necesar să le deschideți ulterior pentru a le consulta sau modifica.

În plus, documentele pot fi clasificate drept documente primare , care sunt cele care conțin informații originale de la autor și nu au fost supuse tratamentului sau modificării de către o altă persoană decât responsabilul lor, în documentele secundare , care vor fi cele care au primesc un tratament și terțiar , care sunt acele documente secundare cărora li s-a aplicat un tratament.