definirea arhivelor (gestionarea documentelor)

Tehnici standardizate pentru gestionarea documentelor într-o organizație sau entitate

Conceptul de arhivare sau gestionare a documentelor este utilizat în limba noastră pentru a se referi la tehnicile standardizate utilizate la cererea administrării documentelor care aparțin unei organizații sau entități, unei companii sau unei biblioteci, pentru a cita câteva exemple comune.

O disciplină veche care a evoluat fantastic datorită noilor tehnologii

Trebuie să indicăm faptul că, deși tehnicile și practicile aplicate au fost variate și au evoluat ca o consecință directă a avansării noilor tehnologii în aproape toate domeniile și, desigur, arhivarea nu a fost excepția, trebuie să spunem că arhivele sunt activitate desfășurată de om din timpuri imemoriale în fața necesității imperative de a documenta, lăsa o amprentă administrativă, legală sau comercială în tot ceea ce face.

Pentru a ne face o idee despre evoluția extraordinară care a avut loc în materie de suporturi și tehnici de depozitare, trebuie doar să spunem că cei mai primitivi bărbați și-au depus „documentele” pe foi de papirus sau în lut, în timp ce cele de astăzi faceți acest lucru în computer sau în orice alt dispozitiv electronic.

Marea contribuție a computerului și a internetului

În acest sens, nu putem ignora faptul că informatica și dezvoltarea ulterioară a internetului au permis un mare avans în gestionarea documentelor, făcând sarcina mult mai practică și simplă atât în ​​ceea ce privește salvarea informațiilor, cât și în ceea ce privește recuperarea documentelor stocate.

Deoarece, bineînțeles, înainte, cei care se ocupau de această sarcină, arhiviști, bibliotecari sau arhivari, printre alte nume atribuite celor care îndeplinesc această sarcină, trebuiau să utilizeze și să utilizeze cărți de înregistrare grele, fișiere, foldere, cutii, rafturi, în timp ce acum este suficient un singur clic pentru a specifica fișierul, precum și recuperarea documentelor sau a lucrărilor.

Principalele sarcini pe care le îndeplinește

Practic, arhivarea se va ocupa de: generarea și stabilirea unei serii de norme și practici care permit identificarea documentelor care sunt arhivate, recuperarea informațiilor din acestea, timpul în care acestea trebuie să rămână arhivate în cazul celor care pot fi eliminate după ceva timp și, dimpotrivă, trebuie să garanteze conservarea pentru totdeauna a acelor documente care au o mare valoare.